Retención de registros

Varias leyes contienen requisitos de retención de registros explícitos o implícitos. Estas leyes incluyen:

La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA)
Ley de discriminación por edad en el empleo (ADEA)
La Ley de igualdad salarial
Orden Ejecutiva 11246
La Ley de licencia médica y familiar (FMLA)
La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)
La ley de rehabilitación
Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964
Ley de Reforma y Control de Inmigración (IRCA)
Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA)
La Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados (ERISA)
La Ley de Asistencia para el Reajuste de los Veteranos de la Era de Vietnam de 1974

La tabla a continuación incluye varios tipos de registros, el período de tiempo que esos registros deben conservarse y la ley que exige la retención de registros. En muchos casos, varias leyes requieren que se mantenga un registro particular. En esos casos, se enumera la ley con el requisito de retención de registros más largo.

Tipo de registroLongitud de retenciónLeyes aplicables
Oferta de trabajo presentada a una agencia estatalun añoADEA
Anuncios de trabajo y ofertas de trabajo internas.un añoADEA, FLSA y ADA
Datos biográficos (nombre, dirección, fecha de nacimiento, sexo, etc.)tres añosFLSA y FMLA
Información de seguimiento del solicitanteun año*Ley ADA, ADEA y Derechos Civiles
Registros de aprendizajeúltimo de dos años o la duración del programaTítulo VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964
Registros médicos.un año**Ley ADA, ADEA y Derechos Civiles
Ofrecer y contratar registrosun año*ADA, EO 11246, Ley de Derechos Civiles, Ley de Veteranos
Promociones, degradaciones y transferencias.un año*Ley ADA, ADEA y Derechos Civiles
Registros calificados del plan (asistencia social o jubilación)seis añosERISA
Reducción de personal (despidos)un añoLey ADA, ADEA y Derechos Civiles
Registros de nóminatres añosADEA, Ley de Igualdad de Pago, FMLA y FLSA
Tarjetas de tiempotres añosADEA y FLSA
Formulario INS I9último de tres años después de la contratación o un año después de la terminaciónIRCA
Contratos de trabajotres añosLey de igualdad salarial y FLSA
Pagos de empleados y planes de beneficiostres añosFMLA
Licencia familiar de ausenciastres añosFMLA
Registros y registros de lesiones ocupacionales.cinco añosOSHA
Exposición de los empleados a sustancias tóxicas.30 años después de la terminaciónOSHA
Despidos de empleadosun añoADA, ADEA, EO 11246 y Ley de Derechos Civiles
Registro de disputas de empleadostres añosFMLA
Cargos por discriminación y registros relacionadosúltimo de un año después de que el empleado termina o cuando se resuelve el cargoTítulo VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 y ADEA ***
Informes EEO-1 y Vets-100un añoADA, EO 11246, Ley de Derechos Civiles, Ley de Veteranos

* Si, al completar el Plan de Acción Afirmativa, se descubre un “impacto adverso”, entonces los registros deben mantenerse hasta dos años después de que se elimine el impacto adverso.

** Los registros médicos relacionados con un permiso otorgado en virtud de la Ley de Permiso Familiar y Médico (FMLA) deben mantenerse durante tres años.