Varias leyes contienen requisitos de retención de registros explícitos o implícitos. Estas leyes incluyen:
La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA)
Ley de discriminación por edad en el empleo (ADEA)
La Ley de igualdad salarial
Orden Ejecutiva 11246
La Ley de licencia médica y familiar (FMLA)
La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)
La ley de rehabilitación
Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964
Ley de Reforma y Control de Inmigración (IRCA)
Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA)
La Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados (ERISA)
La Ley de Asistencia para el Reajuste de los Veteranos de la Era de Vietnam de 1974
La tabla a continuación incluye varios tipos de registros, el período de tiempo que esos registros deben conservarse y la ley que exige la retención de registros. En muchos casos, varias leyes requieren que se mantenga un registro particular. En esos casos, se enumera la ley con el requisito de retención de registros más largo.
| Tipo de registro | Longitud de retención | Leyes aplicables |
|---|---|---|
| Oferta de trabajo presentada a una agencia estatal | un año | ADEA |
| Anuncios de trabajo y ofertas de trabajo internas. | un año | ADEA, FLSA y ADA |
| Datos biográficos (nombre, dirección, fecha de nacimiento, sexo, etc.) | tres años | FLSA y FMLA |
| Información de seguimiento del solicitante | un año* | Ley ADA, ADEA y Derechos Civiles |
| Registros de aprendizaje | último de dos años o la duración del programa | Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 |
| Registros médicos. | un año** | Ley ADA, ADEA y Derechos Civiles |
| Ofrecer y contratar registros | un año* | ADA, EO 11246, Ley de Derechos Civiles, Ley de Veteranos |
| Promociones, degradaciones y transferencias. | un año* | Ley ADA, ADEA y Derechos Civiles |
| Registros calificados del plan (asistencia social o jubilación) | seis años | ERISA |
| Reducción de personal (despidos) | un año | Ley ADA, ADEA y Derechos Civiles |
| Registros de nómina | tres años | ADEA, Ley de Igualdad de Pago, FMLA y FLSA |
| Tarjetas de tiempo | tres años | ADEA y FLSA |
| Formulario INS I9 | último de tres años después de la contratación o un año después de la terminación | IRCA |
| Contratos de trabajo | tres años | Ley de igualdad salarial y FLSA |
| Pagos de empleados y planes de beneficios | tres años | FMLA |
| Licencia familiar de ausencias | tres años | FMLA |
| Registros y registros de lesiones ocupacionales. | cinco años | OSHA |
| Exposición de los empleados a sustancias tóxicas. | 30 años después de la terminación | OSHA |
| Despidos de empleados | un año | ADA, ADEA, EO 11246 y Ley de Derechos Civiles |
| Registro de disputas de empleados | tres años | FMLA |
| Cargos por discriminación y registros relacionados | último de un año después de que el empleado termina o cuando se resuelve el cargo | Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 y ADEA *** |
| Informes EEO-1 y Vets-100 | un año | ADA, EO 11246, Ley de Derechos Civiles, Ley de Veteranos |
* Si, al completar el Plan de Acción Afirmativa, se descubre un “impacto adverso”, entonces los registros deben mantenerse hasta dos años después de que se elimine el impacto adverso.
** Los registros médicos relacionados con un permiso otorgado en virtud de la Ley de Permiso Familiar y Médico (FMLA) deben mantenerse durante tres años.
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