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**Editor’s note: Vaccine requirements have been updated since this publication. Please refer to the January 2022 post for more current information.

Vaccine requirements are complex to say the least. With competing federal and state regulations, legal challenges, considerations for those not able to get vaccinated and more, there are myriad factors to consider.

The best way to prepare for pending COVID-19 vaccine mandates and to protect our community is to get vaccinated. As long as you are able, vaccines provide a safe, effective, free and convenient way to protect against COVID-19. The TCU Brown-Lupton Health Center continues to provide free vaccines for ages 12+. Don’t forget to confirm your vaccine with TCU after you have received the shot.

We asked several of our COVID-19 response leaders to answer frequently asked questions on the topic. Thank you to our contributors:

  • Kathy Cavins-Tull, vice chancellor for student affairs and chair of the Campus Readiness Task Force
  • Yohna Chambers, vice chancellor and chief human resources officer
  • Lee Tyner, general counsel
  • Floyd Wormley, associate provost for research and dean of graduate studies
  • Sean Taylor, director of emergency management and co-chair of the Campus Readiness Task Force.

Q: The news about vaccine mandates is confusing – can you share TCU’s approach?

Chambers: We are closely following the evolving vaccine mandates and their potential impact on TCU employees. From an HR perspective, we must both provide a safe environment for our employees and also remain in compliance with often competing federal and state regulations. It's complex, but we have an excellent team working closely with Cavins-Tull, Taylor and many others across the organization. 

Q: Are there two separate vaccine mandates?

Taylor: Yes, there are two different vaccine mandates for employees at the federal level. One is the mandate from the Department of Labor’s Occupational Safety and Health Administration (OSHA), and the other is Executive Order 14042, which addresses federal contractors.

The first mandate is included as a part of OSHA’s Emergency Temporary Standards (ETS). This federal mandate requires employers with more than 100 employees to compel employees to disclose their vaccination status and to disclose any positive COVID-19 test. Employers must also require employees either to prove they have been vaccinated or to get tested weekly and wear a face covering at work. Additionally, employers must collect proof of vaccination and maintain employee medical records related to vaccination and testing. Finally, employers must remove employees from the worksite who test positive for COVID-19 (regardless of vaccination status).

At the time of this publication the second mandate, Executive Order 14042, has been put on hold by a federal court. This mandate would require federal contractors like TCU to require all employees to be vaccinated, unless the employee qualifies for a religious or medical exemption or accommodation.

TCU will continue to monitor the status of each federal mandate and their legal status.

Q: TCU has employees that work on federal contracts, but I don't work on any federal contracts that I know of, do I still have to get vaccinated?

Wormley: If Executive Order 14042 does go into effect, like our higher education peers, TCU must remain in compliance with federal mandates. Based on guidance from the Safer Federal Workforce Task Force, Executive Order 14042 requires all employees, full-time or part-time, to be fully vaccinated if they work on a covered federal contract, if they work indirectly in support of covered federal contract, or if they may come into contact with an employee who works directly or indirectly on a covered contract. This effectively means the order would require all TCU employees to be fully vaccinated or apply for a religious or medical exemption or accommodation.

However, EO 14042 is on hold and not in effect at this time.

Taylor: Under OSHA standards, all employees – any employee paid through TCU’s payroll system –  full or part time, are subject to the requirements of the ETS.

Q: How does this impact student workers?

Chambers: Simply put, according to OSHA regulations, any employee of the university – individuals paid through the TCU payroll system – including student employees – are subject to ETS rules. 

Q: Will TCU comply with vaccine mandates since we are based in Texas? 

Tyner: Yes – As an employer of more than 100 employees, TCU is required to comply with the OSHA standards. TCU is taking appropriate steps to prepare operationally for compliance with all federal requirements. Vaccines are free and easily available on the TCU campus as well as in pharmacies and with other healthcare providers.

Q: What is the most important thing TCU employees need to know right now?

Cavins-Tull: The most important thing you can do is get vaccinated and report it to TCU. The COVID-19 vaccine is safe and effective, and you can get it for free at TCU Health Center (closed Dec. 22- Jan. 4 but will reopen Jan. 5, 2022). This is the best, most effective way to prevent serious illness and hospitalization from COVID-19, and help protect your loved ones. If you have any questions about safety or efficacy of the vaccine, read our expert Q&A and, of course, talk to your trusted medical advisor.

Q: Is there a plan for weekly testing if that is an option instead of the vaccine?

Chambers: Under the OSHA requirements, weekly testing will be an option for employees who choose not to get vaccinated. We will provide an update in early January, but it will begin prior to February 9, 2022.

Should the Executive Order for federal contractors withstand legal challenges, it does not permit employees to choose testing instead of receiving the vaccine. For those who request and receive an exemption or accommodation, testing may be included as a part of the requirement. Details will be provided as more information becomes available.  

Q: I do not plan to get vaccinated but believe I can effectively do my job from home. Is this an option?

Chambers: Remote work agreements are based solely on whether an individual’s request for remote work is approved, and not related to either vaccine mandate.

Q: Who qualifies as a “TCU employee”?

Chambers: Anyone who receives a paycheck from TCU qualifies as an employee – full-time, part-time, temporary, student employees, and adjunct instructors.

Q: Will students be required to get the vaccine or test weekly?

Cavins-Tull: Under the mandates as they stand now, only employees are required to get the vaccine or test weekly for COVID-19. This includes student employees, but TCU does not plan to require the vaccine or testing for all students.

Q: What if I’ve had COVID within the last 90 days?

Taylor: Under the OSHA standards, all employees are required to show proof of vaccination or test weekly.  

Q: Can I use an at-home COVID-19 test to satisfy the testing requirement?

Taylor: Yes, as long as the test is (1) cleared, approved or authorized by the U.S. Food and Drug Administration (FDA) to detect current SARS-CoV-2 virus infection; (2) administered in accordance with authorized instructions; and (3) not both self-administered and self-read unless observed by TCU or an authorized telehealth proctor. For anyone who elects weekly testing rather than vaccination, TCU may require a particular testing protocol that will allow us to better manage OSHA’s requirements.

Q: What steps is TCU taking to prepare for federally required vaccinations or testing for employees?

Cavins-Tull: A sub-committee of the Task Force is closely monitoring the mandates and related legal challenges and is preparing to implement each federal mandate if it survives legal challenges and goes into effect. All employees who have received the vaccine should confirm their vaccine with TCU if they haven’t already. If the mandate for federal contractors goes into effect, TCU will develop a process for reviewing requests for religious and medical exemptions or accommodations. Employees will receive an update as soon as we receive additional information. Please watch your campus email and TCU Today for updates.


Preguntas y respuestas: Lo que necesita saber sobre los requisitos de vacunación

Los requisitos de vacunación son complejos, por decir lo menos. Con las regulaciones federales y estatales en competencia, los desafíos legales, las consideraciones para aquellos que no pueden vacunarse y más, hay innumerables factores a considerar.

La mejor manera de prepararse para los mandatos pendientes de vacunas COVID-19 y proteger a nuestra comunidad es vacunarse. Siempre que pueda, las vacunas proporcionan una forma segura, efectiva, gratuita y conveniente de protegerse contra COVID-19. El Centro de Salud Brown-Lupton de TCU continúa proporcionando vacunas gratuitas para mayores de 12 años. No olvide confirmar su vacuna con TCU después de haber recibido la inyección.

Le pedimos a varios de nuestros líderes de respuesta a COVID-19 que respondieran preguntas frecuentes sobre el tema. Gracias a nuestros colaboradores:

  • Kathy Cavins-Tull, vice chancellor for student affairs and chair of the Campus Readiness Task Force
  • Yohna Chambers, vice chancellor and chief human resources officer
  • Lee Tyner, general counsel
  • Floyd Wormley, associate provost for research and dean of graduate studies
  • Sean Taylor, director of emergency management and co-chair of the Campus Readiness Task Force.

P: Las noticias sobre los mandatos de vacunación son confusas, ¿puede compartir el enfoque de TCU?

Chambers: Estamos siguiendo de cerca la evolución de los mandatos de vacunación y su impacto potencial en los empleados de TCU. Desde una perspectiva de recursos humanos, debemos proporcionar un entorno seguro para nuestros empleados y también cumplir con las regulaciones federales y estatales que a menudo compiten entre sí. Es complejo, pero tenemos un excelente equipo que trabaja en estrecha colaboración con Cavins-Tull, Taylor y muchos otros en toda la organización. 

P: ¿Hay dos mandatos de vacunas separados?

Taylor: Sí, hay dos mandatos de vacunas diferentes para los empleados a nivel federal. Uno es el mandato de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) del Departamento de Trabajo, y el otro es la Orden Ejecutiva 14042, que se dirige a los contratistas federales.

El primer mandato se incluye como parte de los Estándares Temporales de Emergencia (ETS) de OSHA. Este mandato federal requiere que los empleadores con más de 100 empleados obliguen a los empleados a revelar su estado de vacunación y a revelar cualquier prueba positiva de COVID-19. Los empleadores también deben exigir a los empleados que demuestren que han sido vacunados o que se hagan la prueba semanalmente y usen una cubierta facial en el trabajo. Además, los empleadores deben recopilar pruebas de vacunación y mantener registros médicos de los empleados relacionados con la vacunación y las pruebas. Finalmente, los empleadores deben retirar del lugar de trabajo a los empleados que den positivo por COVID-19 (independientemente del estado de vacunación).

En el momento de esta publicación, el segundo mandato, la Orden Ejecutiva 14042,ha sido suspendido por un tribunal federal. Este mandato requeriría que los contratistas federales como TCU exijan que todos los empleados se vacunen, a menos que el empleado califique para una exención o adaptación religiosa o médica.

TCU continuará monitoreando el estado de cada mandato federal y su estatus legal.

P: TCU tiene empleados que trabajan con contratos federales, pero yo no trabajo con ningún contrato federal que conozca, ¿todavía tengo que vacunarme?

Wormley: Si la Orden Ejecutiva 14042 entra en vigencia, al igual que nuestros pares de educación superior, TCU debe cumplir con los mandatos federales. Con base en la orientación del Grupo de Trabajo de Fuerza Laboral Federal Más Segura, la Orden Ejecutiva 14042 requiere que todos los empleados, a tiempo completo o parcial, estén completamente vacunados si trabajan en un contrato federal cubierto, si trabajan indirectamente en apoyo de un contrato federal cubierto, o si pueden entrar en contacto con un empleado que trabaja directa o indirectamente en un contrato cubierto. Esto significa efectivamente que la orden requeriría que todos los empleados de TCU estén completamente vacunados o soliciten una exención o adaptación religiosa o médica.

Sin embargo, EO 14042 está en espera y no está en vigor en este momento.

Taylor: Bajo los estándares de OSHA, todos los empleados, cualquier empleado pagado a través del sistema de nómina de TCU, a tiempo completo o parcial, están sujetos a los requisitos del ETS.

P: ¿Cómo afecta esto a los estudiantes trabajadores?

Chambers: En pocas palabras, de acuerdo con las regulaciones de OSHA, cualquier empleado de la universidad, las personas pagadas a través del sistema de nómina de TCU, incluidos los empleados estudiantes, están sujetos a las reglas de ETS.

P: ¿TCU cumplirá con los mandatos de vacunación ya que tenemos nuestra sede en Texas?

Tyner: Sí, como empleador de más de 100 empleados, TCU debe cumplir con los estándares de OSHA. TCU está tomando las medidas apropiadas para prepararse operativamente para el cumplimiento de todos los requisitos federales. Las vacunas son gratuitas y están fácilmente disponibles en el campus de TCU, así como en farmacias y con otros proveedores de atención médica.

P: ¿Qué es lo más importante que los empleados de TCU necesitan saber en este momento?

Cavins-Tull: Lo más importante que puede hacer es vacunarse e informarlo a TCU. La vacuna COVID-19 es segura y efectiva, y puede obtenerla de forma gratuita en el Centro de Salud de TCU (cerrado del 22 de diciembre al 4 de enero, pero reabrirá el 5 de enero de 2022). Esta es la mejor y más efectiva manera de prevenir enfermedades graves y hospitalización por COVID-19, y ayudar a proteger a sus seres queridos. Si tiene alguna pregunta sobre la seguridad o eficacia de la vacuna, lea nuestras preguntas y respuestas de expertos y, por supuesto, hable con su asesor médico de confianza.

P: ¿Existe un plan para las pruebas semanales si esa es una opción en lugar de la vacuna?

Chambers: Bajo los requisitos de OSHA, las pruebas semanales serán una opción para los empleados que elijan no vacunarse. Proporcionaremos una actualización a principios de enero, pero comenzará antes del 9 de febrero de 2022.

Si la Orden Ejecutiva para contratistas federales resiste desafíos legales, no permite que los empleados elijan pruebas en lugar de recibir la vacuna. Para aquellos que solicitan y reciben una exención o adaptación, las pruebas pueden incluirse como parte del requisito. Los detalles se proporcionarán a medida que haya más información disponible.

P: No planeo vacunarme, pero creo que puedo hacer mi trabajo de manera efectiva desde casa. ¿Es esta una opción?

Chambers: Los acuerdos de trabajo remoto se basan únicamente en si la solicitud de trabajo remoto de un individuo es aprobada, y no están relacionados con ninguno de los mandatos de vacunación.  

P: ¿Quién califica como "empleado de TCU"?

Chambers: Cualquier persona que reciba un cheque de pago de TCU califica como empleado: empleados a tiempo completo, a tiempo parcial, temporales, estudiantes e instructores adjuntos.

P: ¿Se requerirá que los estudiantes se vacunen o se hagan la prueba semanalmente?

Cavins-Tull: Bajo los mandatos actuales, solo los empleados deben vacunarse o hacerse la prueba semanal de COVID-19. Esto incluye a los empleados estudiantes, pero TCU no planea requerir la vacuna o las pruebas para todos los estudiantes. 

P: ¿Qué pasa si he tenido COVID en los últimos 90 días?

Taylor: Bajo los estándares de OSHA, todos los empleados deben mostrar prueba de vacunación o prueba semanal.   

P: ¿Puedo usar una prueba de COVID-19 en el hogar para satisfacer el requisito de la prueba?

Taylor: Sí, siempre y cuando la prueba sea (1) aprobada, aprobada o autorizada por la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos (FDA) para detectar la infección actual por el virus SARS-CoV-2; (2) administrado de acuerdo con las instrucciones autorizadas; y (3) no autoadministrado y autoleído a menos que sea observado por TCU o un supervisor de telesalud autorizado. Para cualquier persona que elija pruebas semanales en lugar de vacunación, TCU puede requerir un protocolo de prueba particular que nos permita administrar mejor los requisitos de OSHA.

P: ¿Qué pasos está tomando TCU para prepararse para las vacunas o pruebas requeridas por el gobierno federal para los empleados?

Cavins-Tull: Un subcomité del Grupo de Trabajo está monitoreando de cerca los mandatos y los desafíos legales relacionados y se está preparando para implementar cada mandato federal si sobrevive a los desafíos legales y entra en vigencia. Todos los empleados que han recibido la vacuna deben confirmar su vacuna con TCU si aún no lo han hecho. Si el mandato para los contratistas federales entra en vigencia, TCU desarrollará un proceso para revisar las solicitudes de exenciones o adaptaciones religiosas y médicas. Los empleados recibirán una actualización tan pronto como recibamos información adicional. Por favor, mire el correo electrónico de su campus y TCU Today para obtener actualizaciones.